Nel mondo globalizzato del giorno d’oggi, i viaggi d’affari ricoprono un tassello fondamentale per il successo di molte aziende. Consolidare i rapporti con partner internazionali, esplorare nuovi mercati, partecipare ad eventi, convegni o fiere, rappresentano tutte attività che, pur offrendo grandi opportunità, espongono i dipendenti a rischi potenziali che non possono essere sottovalutati. In questo contesto, il Travel Risk Management (TRM) assume sempre più un ruolo fondamentale per le aziende che desiderano tutelare i propri dipendenti e garantire la continuità operativa. Una guida completa per implementare un sistema TRM efficace viene fornita alle aziende dallo standard internazionale ISO 31030:2021, il quale delinea le linee guida fondamentali per l’identificazione, la valutazione e la mitigazione dei rischi legati appunto a viaggi compiuti da parte propri dipendenti.

Gli step fondamentali per il TRM definiti dallo standard ISO 31030

Lo standard ISO 31030 mira a promuovere una metodologia ed una cultura aziendale finalizzata ad affrontare in modo adeguato e strutturato la gestione del “rischio trasferta”. A tal scopo, definisce alcuni step fondamentali:

1. Definizione degli obiettivi di gestione del rischio: definire ed integrare gli obiettivi del programma di gestione dei rischi, assicurando i propri dipendenti di viaggiare e lavorare in un ambiente sicuro e di disporre dei sistemi che aiutino ad affrontare eventuali situazioni di emergenza.
2. Identificazione e valutazione dei rischi di viaggio (”Travel Risk Assessment”): identificare, analizzare, mitigare e gestire tutti i rischi che potrebbero potenzialmente provocare un impatto (diretto o indiretto) sul normale svolgimento di una trasferta di lavoro, valutando attentamente i principali fattori di rischio ed individuando le relative contromisure.
3. Formalizzazione di una “Travel Risk Management Policy”: definire il “piano di sicurezza” dell’azienda per chi viaggia per lavoro; si tratta di un insieme di linee guida che permettono di identificare, valutare e ridurre i rischi prima, durante e dopo un viaggio aziendale, facendo in modo che ogni dipendente sia al sicuro e costantemente supportato in ogni fase del suo spostamento.
4. Informare i dipendenti in merito alla gestione operativa dei viaggi in trasferta: comunicare in maniera efficace all’interno dell’azienda la “Travel Risk Management Policy” al fine di aumentare la consapevolezza dei lavoratori in trasferta, anche ricorrendo ad una chiara strategia di formazione.
5. Definizione di un processo di registrazione e reporting: attivare un sistema che consenta di analizzare regolarmente l’efficacia del programma di gestione dei viaggi, su dati quantitativi e/o altri parametri, utili alla valutazione del processo di gestione dei rischi del personale in viaggio, al fine di valutarne l’efficacia e adattarlo in caso di eventuali esigenze.

I principali rischi per i dipendenti in viaggio

I dipendenti in viaggio durante una trasferta di lavoro sono potenzialmente esposti a diversi rischi, tra cui:

• Rischi legati alla sicurezza personale: eventi di criminalità, terrorismo, instabilità politica o disordini civili.
• Rischi sanitari: esposizione a malattie, condizioni mediche inadeguate o emergenze sanitarie.
• Rischi legati a possibili attacchi informatici: accesso a reti non sicure, furto di dispositivi aziendali o attacchi informatici.
• Rischi legati ad eventi accidentali: eventi / disastri naturali, eventi accidentali vari (incendi, esplosioni, allagamenti, ecc.)

I possibili impatti della mancata implementazione di una strategia di TRM efficace

Le aziende che non implementano una strategia efficace di TRM sono maggiormente esposte ad una serie di potenziali conseguenze, tra le quali:

• Danni alla salute dei propri dipendenti: incidenti, malattie, rapimenti, aggressioni ed altri eventi avversi.
• Danni alla reputazione aziendale: incidenti che vedono coinvolti i propri dipendenti durante viaggi d’affari possono danneggiare la reputazione aziendale, con conseguenze significative sulla sua immagine e sul suo business.
• Riduzione dell’operatività / interruzione della continuità operativa: l’assenza di dipendenti a causa di eventi avversi avvenuti durante un viaggio può causare una riduzione / interruzione dell’operatività aziendale con conseguenti perdite economiche.
• Sanzioni legali: la mancata conformità a normative in materia di sicurezza e salute dei dipendenti in viaggio può comportare sanzioni legali per l’azienda.
• Incremento dei costi: una mancata strategia di TRM può comportare un aumento delle spese legate a viaggi di lavoro per spese mediche, assicurazione, assistenza in caso di emergenza, gestione di eventi di crisi, ecc.

Strategie per un TRM efficace

Al fine di garantire la sicurezza del personale in viaggio, le aziende dovrebbero adottare un approccio strutturato e proattivo, attraverso:

• l’implementazione di policy aziendali chiare: stabilire procedure di sicurezza, unitamente a linee guida per l’utilizzo della tecnologia e criteri di scelta per gli alloggi e i mezzi di trasporto selezionabili.
• l’impiego di strumenti di monitoraggio: piattaforme di tracking in tempo reale e sistemi di comunicazione per aggiornare costantemente il personale su eventuali pericoli.
• la collaborazione con esperti di sicurezza: coinvolgere consulenti specializzati per gestire i rischi, in particolare in destinazioni ad alto pericolo.
• la sensibilizzazione dei dipendenti: informare i viaggiatori dei rischi che potrebbero incontrare durante un viaggio aziendale e fornire indicazione su come gestire eventuali situazioni di pericolo / emergenza.

Conclusione

L’adozione di un approccio sistematico al Travel Risk Management non solo migliora la sicurezza del personale, ma contribuisce alla reputazione e alla resilienza aziendale. Grazie alla guida fornita dallo standard ISO 31030, le organizzazioni possono definire strategie efficaci per prevenire e mitigare i rischi del personale in viaggio, assicurando allo stesso tempo la conformità agli standard internazionali.